एक भावी ग्राहक के लिए इफेक्टिव बिज़नेस प्रपोजल कैसे बनाये ?|How to Write a Business Proposal? | Business Proposal vs Business Plan |

दोस्तों क्या आप एक इंटरप्रेन्योर है ? और आपने अपना बिज़नेस अभी अभी शुरू किया है | तब तो आप अभी अपने पूरी लगन से लगे हुए होंगे अपने कस्टमर बेस को बढ़ाने में | तो क्या कर रहे है आप अपने कस्टमर बेस को बढ़ाने के लिए ? कैसे पहुंचेंगे आप अपने भावी ग्राहकों तक | वो भावी ग्राहक जिन्हे आपके प्रोडक्ट या सर्विस में रूचि हो? दोस्तों, अपने भावी ग्राहकों तक आपके पहुंचने का रास्ता होता है Proposal.. एक Business Proposal आप और आपके भावी ग्राहकों के बीच का अंतर खत्म करता है और अगर आपका Proposal प्रभावी है तो 100% संभावना होती है आपके भावी ग्राहक के आपका ग्राहक बनके आपके साथ जुड़ने के |

तो क्या आप जानते है की एक प्रभावी Business Proposal कैसे बनाते है ? एक Business Proposal बनाने के लिए क्या क्या ध्यान रखना होता है ? अगर नहीं भी जानते तो गबराएये मत हमारे इस लेख को  पूरा पढ़िए | आज के लेख में हम आपको बताएंगे की कैसे आप एक प्रभावी Business Proposal बना :सकते है और Business Proposal से जुडी सभी जानकारी आपके साथ साँझा करेंगे | तो आइये जानते है Business Proposal के बारे में:

दोस्तों एक Business Proposal आपके और आपके भावी ग्राहक के बीच में कनेक्शन पैदा करता है | आपके Business Proposal में आपके बिज़नेस की वैल्यूज डिफाइन होती है और इसका मुख्य उद्देश्य  होता है किसी भी कंपनी या आर्गेनाइजेशन को आपके साथ बिज़नेस करने के लिए इच्छुक करना |

सामान्यता Business Proposals दो  प्रकार के होते है:

1. Solicited
2. Unsolicited

जब आपसे किसी क्लाइंट ने Business Proposal माँगा हो और आप उनके लिए Business Proposal बना रहे हो तो उन Porposals को Solicited Proposals कहते है | जबकि जब आप खुद से किसी संभावित ग्राहक को संपर्क करते है.. किसी ऐसे ग्राहक को जिसने आपसे Business Proposal नहीं माँगा तब आप जिस Business Proposal को बनाते है उसे Unsolicited Business Proposal कहते है | यानि की जब क्लाइंट आपसे कहे Business Proposal देने को तब Solicited Business Proposal और जब आप बिना क्लाइंट के मांगे खुद से बिज़नेस के लिए Proposal दे तब Unsolicited Business Proposal |

Solicited Proposal के समय आपका संभावित ग्राहक RFP यानि की रिक्वेस्ट फॉर प्रपोजल के साथ Proposal मांगता है | दोस्तों जब भी किसी कंपनी को कोई समस्या का हल करवाना हो या किसी प्रोडक्ट/सर्विस की ज़रूरत हो तब वो बाकि व्यपारियो से Proposal सबमिट करने को कहते है | एक ऐसा Proposal, जिसमे Proposal देने वाली कंपनी ऐसी डिटेल्स के साथ Proposal दे की किस तरह से वो उस समस्या का निदान करेगी |

दोस्तों Proposal चाहे Solicited हो या Unsolicited.. Proposal बनाने के स्टेप्स लगभग एक जैसे होते है | किसी भी Proposal में मुख्यता तीन चीज़ ज़रूर होनी चाहिए:

1.       Statement of problem जो वो आर्गेनाइजेशन फेस कर रहा है जिसे आप Proposal दे रहे है

2.       Proposed Solution

3.       और Cost या कहे Pricing Information

दोस्तों हम लोगो में एक कॉमन गलतफहमी होती है Business Proposals को लेकर | हम में से बहुत से लोगो को लगता है की Business Proposal और Business Plan दोनों एक ही होते है | लेकिन दोस्तों  Business Proposal और Business Plan दोनों एक नहीं होते | दोनों बहुत अलग होते है | Business Proposal का उद्देश्य होता है आपके प्रोडक्ट या सर्विस को बेचना | Business Proposal आपके बिज़नेस के लिए निवेशक नहीं ढूंढ़ते बल्कि नए ग्राहक ढूंढ़ते है जो आपके प्रोडक्ट या सर्विस को ख़रीदे |

कोई भी Business Proposal बनाने से पहले सबसे महत्वपूर्ण है की आप उस बिज़नेस को समझे जिसके लिए आप Business Proposal बना रहे है | अगर आपके भावी ग्राहक ने आपको RFP (Request for Proposal) भेजा है तो आप उस RFP को ध्यान से पढ़िए और समझिये की वास्तव में उन्हें चाहिए क्या ?उनकी आवश्यकताओं के बारे में जाने | और अगर आप Proposal भेजने से पहले एक कॉल या एक मीटिंग कर सके तो ये आपके लिए बहुत अच्छा होगा | इससे आप उनकी आवश्यकताओं को और उनकी समस्याओ को अच्छे से समझ जायेंगे और आपके लिए प्रपोजल बनाना बहुत आसान हो जायेगा |

एक बार जब आपकी रिसर्च पूरी हो जाये और आप अच्छे से समझ जाये की आपके भावी ग्राहक की  आवश्यकताएं क्या है फिर आप Business Proposal बनाना शुरू कीजिये | एक बात का ध्यान रखे कोई भी Business Proposal सबके लिए उपयुक्त नहीं होता | मतलब इंडस्ट्री वाइज, प्रोडक्ट वाइज, सर्विस वाइज और क्लाइंट वाइज सबके Business Proposal अलग अलग होते है |

आइये अब जानते है की इक Effective Business Proposal में क्या क्या होना चाहिए जो आपके Business Proposal को देखते ही क्लाइंट आपको हां करदे | और डील आपकी हो जाये |

कोई भी Business Proposal पूरा होता है इन 10 तत्वों से | आइये जानते है इन 10 elements यानि तत्वों के बारे में:

1. टाइटल पेज:

दोस्तों टाइटल पेज में बेसिक जानकारी होती है जैसे की कंपनी का नाम, कांटेक्ट इनफार्मेशन, आपकी कंपनी का लोगो,  आपके क्लाइंट का नाम और कांटेक्ट इनफार्मेशन, तारिख और आपके Business प्रपोजल का टाइटल | इस टाइटल पेज से आपका Proposal साफ़ सुथरा और एक दम व्यवस्थित लगता है |

2. कवर लेटर:

दोस्तों ऐसा तो है नहीं आप अपना परिचय दिए बिना ही प्रोजेक्ट हासिल कर लेंगे | कोई भी भावी ग्राहक आपको बिज़नेस देने से पहले आपके बारे में जानना ही चाहेगा | दोस्तों कवर लेटर में आपका  परिचय होता है | इसमें आपकी कंपनी के बारे में संक्षेप में,  एक  सक्षेप बैकग्राउंड जानकारी आपकी कंपनी  की  हिस्ट्री के बारे में और  एक  संक्षेप ओवरव्यू इस बारे में की कैसे आपकी कंपनी बाकि सबसे बेहतर है |

दोस्तों अपने कवर लेटर को फ्रेंडली रखिये और इस तरह से खत्म करिये की आपके कवर लेटर को पढ़ने के बाद आपके पाठक के मन में कोई सवाल न रहे | अपने कवर लेटर को धन्यवाद् और अपने हस्ताक्षर के साथ समाप्त करिये |

3. टेबल ऑफ़ कंटेंट :

अगर आपका Proposal बहुत छोटा है तब तो बात अलग है अन्यथा आपके Business Proposal में टेबल ऑफ़ कंटेंट होना चाहिए आउटलाइन फॉर्म में | इससे आपके Proposal के पाठक को आईडिया मिलेगा की कहाँ क्या है आपके Proposal में | और वो पुरे दस्तावेज़ को सुविधाजनक पढ़ पायेगा | और  अगर आप सॉफ्ट कॉपी  भेज रहे है यानि की अगर आप इलेक्ट्रानिकली Proposal भेज रहे है तो आप अपनी टेबल ऑफ़ कंटेंट को क्लिकेबल टेबल ऑफ़ कंटेंट के फॉर्म में तैयार कर सकते है | जिससे आपका भावी ग्राहक सुविधाजनक तरीके से एक पेज से दूसरे पैर जा पायेगा | और जिस भी पेज पर वो जम्प करना चाहे सिंपल एक क्लिक से कर पायेगा |

4. कार्यकारी सारांश ( Executive Summary) :

कार्यकारी सारांश ( Executive Summary)  में ही सही तरीके से वो डिटेल होती है जिसके लिए आप  Proposal भेज रहे हो | और कार्यकारी सारांश ( Executive Summary)  में ही आप डिफाइन करेंगे की आपका समाधान कैसे आपके भावी ग्राहक के लिए उत्तम रहेगा | बिलकुल Value प्रोपोज़िशन की तरह, इसमें आपकी कंपनी के प्रोडक्ट्स और सर्विसेज के लाभों को आप  समझायेंगे और समझायेंगे की कैसे आपका प्रोडक्ट या सर्विस आपके भावी ग्राहक की समस्या को हल करेगा | कार्यकारी सारांश ( Executive Summary) ऐसी होनी चाहिए की आपका भावी ग्राहक चाहे आपका पूरा Proposal न पड़े  लेकिन कार्यकारी सारांश ( Executive Summary)  को पढ़ कर ही उसे एक क्लियर आईडिया मिल \ जाये की आप कैसे उसकी मदद करेंगे |

5. स्टेटमेंट ऑफ़ प्रॉब्लम या आवश्यकता :

ये ही वो भाग है जहाँ आप बताते हो की आपके भावी ग्राहक को क्या समस्या हो रही है | और इसी भाग से आपके भावी ग्राहक को ये समझ आता है की आप उनकी समस्या या उनकी ज़रुरत को कितना बेहतर तरीके से समझे है | क्योकि कोई भी समस्या हल तो तभी होगी जब समस्या समझ आएगी |

6. प्रस्तावित समाधान (Proposed Solution) :

ये वो भाग होता है जिसमे आप उस स्ट्रेटेजी यानि रणनीति के बारे में बताएंगे जिसे आप भावी ग्राहक को  ऑफर कर रहे है उनकी समस्या का समाधान करने के लिए | ध्यान रखिये की आपका प्रस्तावित समाधान (Proposed Solution) आपके भावी ग्राहक की ज़रुरत से हिसाब से कस्टमाइज्ड हो | और ये Proposal का वो भाग होता है जो हर ग्राहक के हिसाब से कस्टमाइज किया जाता है |  इसी भाग से भावी ग्राहक  को पता चलता है की आप उन्हें क्या डिलीवर करने वाले हो | कोनसी पद्धति इस्तेमाल करने वाले हो उनकी  समस्या का समाधान करने के लिए और एक समय सारणी भी तय कीजिये | जिससे आपके ग्राहक को पता हो की वो आपसे क्या क्या उम्मीद रख सकता है और कब कब |

7. योग्यता (Qualification )

क्या आप अपने भावी ग्राहक की समस्या सुलझाने के लिए योग्य है ? वो आप पर भरोसा क्यों करे ? दोस्तों इस भाग में आप बताईये की आप इस जॉब के लिए  सबसे बेहतर क्यों है | आपका भावी ग्राहक आपको ये बिज़नेस क्यों दे | इस भाग में आप अपनी कुछ केस स्टडीज इस्तेमाल कर सकते है अपने ग्राहकों की सफलता की कहानी इस्तेमाल कर सकते है | अगर आपको कुछ अवार्ड्स मिले है तो वो यह बताइये और अगर आपके पास कोई Accreditations है तो आप उन्हें भी यह बताइये | जिससे आपके भावी ग्राहक का विश्वास आप पर मज़बूत हो सके |

8. कीमत निर्धारण (Pricing ) या कॉस्टिंग :

कीमत निर्धारण (Pricing ) या कॉस्टिंग आपके Business Proposal का थोड़ा सा ट्रिकी भाग होता है | क्योकि न ही तो आप अपने प्रोडक्ट या सर्विस को  ओवर प्राइसिंग करना चाहोगे और न ही अंडर प्राइसिंग | आप एक ऐसी प्राइसिंग टेबल बनाइये जिसमे आप अपनी हर प्रोडक्ट या सर्विस के सामने साफ़ साफ़  उसका मोस्ट एक्यूरेट प्राइस लिख दीजिये | और आप एक रेस्पॉन्सिव प्राइसिंग टेबल भी बना सकते है | जिसमे आपका ग्राहक चेक ऑफ करता रही जो जो सर्विस वो लेना चाहता है और उसी के अनुसार कॉस्ट कैलकुलेट होती रहे | तो इस तरह से आप प्राइसिंग वाला भाग डिज़ाइन कर सकते है अपने Business Proposal में |

9. नियम व शर्तें :

दोस्तों ये वो  भाग है जहाँ आपको विस्तार में बताना होगा की भावी प्रोजेक्ट की समय सीमा क्या है ?, प्राइसिंग क्या है ? और पेमेंट सेडुल क्या रहेगा ? ये उन् नियमो का संक्षेप विवरण होगा जिनपर आप और आपका भावी ग्राहक सहमत होंगे अगर वो आपका Proposal स्वीकार करते है तो | ध्यांन रखिए की आप अपने नियम व शर्तें साफ़ साफ़ शब्दों में  बताइये और अगर हो सके तो किसी कानूनी व्यक्ति की राय भी ज़रूर ले नियम व शर्तें के मामले में | क्योकि अगर भावी ग्राहक इस Proposal को  स्वीकार करता है तो दोनों पार्टीज को इन्ही नियम व शर्तें के हिसाब से काम करना होगा |

10. समझौता (Agreement) :

आपके Business Proposal को पढ़ने के बाद अगर भावी ग्राहक को आपका प्रपोजल स्वीकार करना हो तो कैसे करेंगे ?  इसके लिए आप एक हस्ताक्षर बॉक्स शामिल करिये अपने Proposal के अंत में | आप इसको हैडिंग दे सकते है “Accept and Sign ” और साफ़ साफ़ शब्दों में लिखिए :  “if you agree to the terms of this proposal, please sign in the box below”

तो दोस्तों ये हमने आपको बताये Business Proposal के 10 महत्वपूर्ण तत्त्व | दोस्तों एक Business Proposal बनाते समय आपको बहुत सारी बातो को दिमाग में रखना होता है | आइये अब कुछ टिप्स देखते है जिन्हे आप Business Proposal बनाते समय ध्यान में रखे :

1. Keep it simple: दोस्तों किसी भी Business Proposal की लम्बाई कितनी होनी चाहिए इसका कोई मापदंड नहीं है | लेकिन आप लम्बाई की बजाय गुणवत्ता पर ध्यान दीजिये | आपने  वाक्यों को  छोटा और आसान रखिये | और पॉइंट तो पॉइंट ही लिखिए  | कुछ भी आलतू फालतू  का कचरा मत भरिये |
3. Stay on brand: अपनी कंपनी की पर्सनालिटी को अच्छे से डिफाइन करिये | अपने ब्रांड की वैल्यू को एक्सप्लेन करिये | अपने  भावी ग्राहक को बताइये की कैसे आप अपने  प्रतिद्वंदी से अलग ही और बेहतर है |
4. Include data and visuals: Don’t forget to include compelling, quantitative data. जहाँ संभव  हो  आप विज़ुअल्स जैसे की चार्ट्स और ग्राफ्स का इस्तेमाल करे आपने प्रपोजल को बेहतर बनांने के लिए |
5. Quality Control: अपने Proposal को अपने भावी ग्राहक  को भेजने से पहले उसे ध्यान से पढ़िए ..एक बार और पढ़िए ..जिससे की कोई typos या grammatical errors न हो आपके Proposal में |
6. Embrace the Digital Age : दोस्तों डिजिटल ऐज है ..और आज के समय में किसी को भी नहीं पसंद है मोटे से लिफाफे में चिट्टिया उसे मिले | तो इसीलिए बेहतर है की आप अपना Proposal इलेक्ट्रानिकली भेजे | और इलेक्ट्रानिकली आप अपने प्रोडक्ट या सर्विस की वीडियोस भी साथ में भेज सकते है जो एक बहुत ही पॉजिटिव इम्पैक्ट डालेगी आपके भावी ग्राहक पर | और आप अपने Proposal में इलेक्ट्रानिकली Sign करने का विकल्प दे सकते है और अगर आपका  भावी ग्राहक e sign करने में सुविधाजनक नहीं है तो भी वो प्रिंटआउट लेकर फिजिकली sign करके भेज सकते है |

तो दोस्तों इन् 10 तत्वों के साथ और इन  5 टिप्स के साथ आप एक ऐसा Effective Business Proposal बना सकते है जिसे आपका भावी ग्राहक रिजेक्ट ही न कर पाए | और आपका बिज़नेस दिन दोगुनी और रात चौगुनी तरक्की करता रहे |

दोस्तों उम्मीद करते है हमारा ये लेख आपको अच्छा लगा होगा..तो इस लेख को अपने दोस्तों के साथ भी खूब शेयर कीजिये और है हमे भी नीचे कमेंट करके ज़रूर बताइये की कैसा लगा आपको हमारा ये आज का लेख |

धन्यवाद |